ما هو برنامج دفترة Daftra؟ شرح شامل لنظام إدارة الأعمال والمحاسبة والفواتير

إذا كنت تبحث عن برنامج لإدارة الأعمال والمحاسبة والفواتير والمخزون في مكان واحد، فمنصة دفترة Daftra تعد من الحلول السحابية العربية التي تستهدف أصحاب الشركات والمتاجر والمشروعات الصغيرة والمتوسطة ومختلف الأنشطة التجارية والخدمية.

بدلًا من الاعتماد على عدة برامج منفصلة لإدارة المبيعات والعملاء والمخزون والحسابات والموظفين، يوفر دفترة مجموعة من الأدوات والتطبيقات التي يمكن استخدامها لإدارة أجزاء مختلفة من النشاط التجاري من خلال نظام واحد.

في هذا المقال سنتعرف بالتفصيل على ما هو دفترة، وما أهم مميزاته، وكيف يمكن استخدامه في إدارة الشركات والمتاجر، وهل يناسب أصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة، وما هي أسعاره وخططه؟

ما هو برنامج دفترة Daftra؟

دفترة هو نظام سحابي لإدارة الأعمال وتخطيط موارد المؤسسات ERP، تم تصميمه لمساعدة الشركات وأصحاب المشاريع على إدارة العمليات اليومية من خلال منصة واحدة.

وفقًا للموقع الرسمي، يدعم دفترة أكثر من 50 مجالًا مختلفًا، ويقدم مجموعة واسعة من التطبيقات المتعلقة بالمبيعات والمحاسبة والعملاء والمخزون والمشتريات والموارد البشرية والتشغيل وغيرها من العمليات الإدارية.

ومن أهم ما يميز النظام أنه يعمل عبر الإنترنت، وبالتالي يمكن الوصول إلى بيانات النشاط التجاري وإدارته من أجهزة مختلفة دون الحاجة إلى تثبيت برنامج محاسبي تقليدي على جهاز واحد.

ما الذي يمكن عمله باستخدام دفترة؟

يوفر دفترة مجموعة كبيرة من الأدوات التي تساعد صاحب النشاط التجاري على تنظيم أعماله. ومن أبرزها:

• إصدار الفواتير وعروض الأسعار.
• إدارة المبيعات والمدفوعات.
• إدارة نقاط البيع POS.
• إدارة المنتجات والمخزون.
• إدارة المستودعات.
• إدارة المشتريات والموردين.
• إدارة العملاء والحسابات.
• إدارة المصروفات والحسابات العامة.
• إدارة الموظفين والمرتبات.
• إنشاء التقارير المالية وتقارير المبيعات.
• إدارة الفروع.
• متابعة دورة العمل داخل الشركة.
• إدارة الاشتراكات والعضويات في بعض الأنشطة.

وتعمل العديد من هذه التطبيقات بشكل مستقل أو مترابط، مما يسمح للشركة ببناء نظام يناسب طبيعة نشاطها بدلًا من استخدام برنامج واحد محدود الوظائف.

أهم مميزات برنامج دفترة

1. إدارة الفواتير والمبيعات

من أهم استخدامات دفترة إصدار وإدارة الفواتير وعروض الأسعار. ويمكن للشركات إنشاء فواتير احترافية وتسجيل المدفوعات ومتابعة عمليات البيع.

كما يدعم النظام الفواتير الإلكترونية، ويوفر أدوات مرتبطة بالمبيعات والمدفوعات، بالإضافة إلى إمكانية إنشاء عروض أسعار وتحويلها إلى فواتير عند إتمام عملية البيع.

2. نقاط البيع POS

يوفر دفترة نظامًا لنقاط البيع يمكن استخدامه في المتاجر والأنشطة التي تعتمد على البيع المباشر للعملاء.

وبحسب الموقع الرسمي، يدعم نظام نقاط البيع العمل عبر الجوال أو الحاسوب، مع إمكانية التعامل مع الباركود وبعض الأجهزة المخصصة، بالإضافة إلى التكامل مع المخزون والمحاسبة وإدارة العملاء حسب إعدادات النظام والخطة المستخدمة.

3. إدارة المخزون والمنتجات

إدارة المخزون من الوظائف المهمة جدًا لأصحاب المتاجر والشركات التي تبيع المنتجات.

يسمح دفترة بإضافة المنتجات وتنظيمها ومتابعة كمياتها، مع دعم المستودعات المتعددة، وقوائم الأسعار، والجرد، والأذون المخزنية.

كما يمكن تتبع بعض المنتجات باستخدام الباركود أو الرقم التسلسلي أو رقم الشحنة أو تاريخ الانتهاء، مع إمكانية الحصول على تنبيهات عند انخفاض المخزون إلى مستوى معين.

4. إدارة المشتريات والموردين

لا تقتصر إدارة الشركة على المبيعات فقط، ولذلك يوفر دفترة أدوات لإدارة المشتريات والموردين.

يمكن تسجيل الموردين، وإدارة طلبات الشراء، وعروض الأسعار، وأوامر الشراء، وفواتير المشتريات، ومتابعة المدفوعات والمخزون الناتج عن عمليات الشراء.

5. المحاسبة والحسابات

يوفر دفترة مجموعة من الأدوات المحاسبية التي تساعد في تنظيم الجانب المالي للنشاط التجاري.

تشمل هذه الأدوات الحسابات العامة، وقيود اليومية، والمصروفات، ودليل الحسابات، ومراكز التكلفة، ودورة الشيكات والأصول، إضافة إلى التقارير المالية.

كما يركز النظام على أتمتة عدد من العمليات المحاسبية وربطها ببقية أجزاء النظام، مثل المبيعات والمخزون والرواتب.

6. إدارة العملاء CRM

يمكن استخدام دفترة لتسجيل بيانات العملاء وتنظيم التعاملات معهم ومتابعة الحسابات والمدفوعات.

وتتضمن منظومة العملاء أيضًا أدوات مثل متابعة العملاء والاشتراكات والعضويات والنقاط والأرصدة وبرامج الولاء، بحسب التطبيقات والخصائص المتاحة في النظام.

7. إدارة الموارد البشرية

يوفر دفترة أيضًا أدوات مرتبطة بالموارد البشرية، بحيث يمكن للشركات تنظيم بيانات الموظفين وبعض العمليات المتعلقة بالهيكل التنظيمي والعقود والحضور والمرتبات والطلبات.

وهذا يجعل النظام مناسبًا للشركات التي تريد تقليل الاعتماد على مجموعة كبيرة من البرامج المنفصلة لإدارة الموظفين والعمليات المالية.

8. التقارير والتحليلات

من أهم فوائد أنظمة إدارة الأعمال الحصول على صورة واضحة عن أداء الشركة.

يوفر دفترة تقارير مرتبطة بالمبيعات والمخزون والمشتريات والحسابات، بالإضافة إلى مؤشرات تساعد صاحب النشاط على معرفة الإيرادات والمصروفات والأرباح وحركة المنتجات والعملاء.

وتساعد هذه التقارير في اتخاذ قرارات مبنية على بيانات فعلية بدلًا من الاعتماد على التخمين أو الحسابات اليدوية.

ما المجالات التي يدعمها دفترة؟

من النقاط التي يحاول دفترة التركيز عليها تخصيص تجربة النظام حسب طبيعة النشاط التجاري.

ومن أمثلة المجالات التي يعرض لها دفترة حلولًا مخصصة:

• المحلات التجارية.
• المتاجر الإلكترونية.
• المطاعم.
• الصيدليات.
• العيادات الطبية.
• عيادات الأسنان.
• مراكز التجميل.
• الجيم والنوادي الصحية.
• الفنادق والضيافة.
• شركات تأجير السيارات.
• شركات الخدمات اللوجستية.
• المكاتب وخدمات الأعمال.
• شركات المقاولات والعقارات.
• شركات الطباعة والدعاية والإعلان.
• مكاتب المحاماة والاستشارات.
• المؤسسات التعليمية.
• شركات السيارات والنقل.

وتشير المنصة إلى دعمها لأكثر من 50 مجالًا، مع اختلاف الأدوات والتخصيصات المناسبة لكل نشاط.

هل دفترة مناسب للمشروعات الصغيرة؟

نعم، يمكن أن يكون دفترة خيارًا مناسبًا للمشروعات الصغيرة وأصحاب الأعمال الذين يريدون تنظيم عملياتهم بدلًا من الاعتماد على ملفات Excel أو الدفاتر الورقية والبرامج المتفرقة.

فصاحب متجر صغير، على سبيل المثال، يمكنه استخدام النظام لإدارة المنتجات والمبيعات والمخزون والفواتير والعملاء، بينما يمكن لشركة أكبر الاستفادة من أدوات المحاسبة والموظفين والفروع والتقارير ودورة العمل.

الميزة الأساسية هنا هي إمكانية توسيع استخدام النظام مع نمو النشاط التجاري بدلًا من تغيير البرنامج بالكامل عند توسع الشركة.

هل دفترة مناسب للمتاجر والمحلات؟

يعتبر دفترة مناسبًا بشكل خاص للأنشطة التي تحتاج إلى إدارة المبيعات والمخزون ونقاط البيع.

فعلى سبيل المثال، يمكن لمتجر بيع الملابس أو الإلكترونيات أو قطع الغيار تسجيل المنتجات، وتحديد أسعار البيع والشراء، ومتابعة المخزون، واستخدام الباركود، وإصدار الفواتير، ومراجعة التقارير.

كما يمكن للشركات التي لديها أكثر من مستودع الاستفادة من أدوات إدارة المستودعات وحركة المنتجات والجرد.

هل يمكن استخدام دفترة عبر الإنترنت؟

نعم. يعتمد دفترة على نموذج العمل السحابي، ولذلك يمكن الوصول إلى النظام من خلال الإنترنت وإدارة البيانات من أماكن وأجهزة مختلفة.

وتذكر الشركة أن خدماتها السحابية مصممة للوصول إلى بيانات الشركة في أي وقت ومن أماكن مختلفة، مع الاعتماد على بنية خوادم مؤمنة ونسخ احتياطي للبيانات.

هل يوجد تطبيق مجاني في دفترة؟

يوفر دفترة إمكانية بدء الاستخدام مجانًا، كما يعرض تجربة مجانية لمدة 14 يومًا دون الحاجة إلى بطاقة ائتمان، وفق صفحة الأسعار الحالية على الموقع الرسمي.

وبعد انتهاء الفترة التجريبية يمكن للمستخدم اختيار الخطة المناسبة لطبيعة استخدامه واحتياجات نشاطه التجاري.

أسعار دفترة وخطط الاشتراك

تختلف أسعار دفترة حسب الخطة وطريقة الدفع والخصائص التي يحتاج إليها المستخدم. ووفق الأسعار المعروضة حاليًا على الموقع الرسمي، تبدأ الخطط المدفوعة من:

• الخطة الأساسية: 20 دولارًا شهريًا.
• الخطة المتقدمة: 41.25 دولارًا شهريًا.
• الخطة الشاملة: 50 دولارًا شهريًا.

كما يعرض الموقع خصمًا يصل إلى 30% عند الاشتراك السنوي، وتختلف المزايا والحدود حسب الخطة المختارة. لذلك يُنصح دائمًا بمراجعة صفحة الأسعار الرسمية قبل الاشتراك لأن الأسعار والخصائص يمكن أن تتغير مع الوقت.

هل دفترة يدعم اللغة العربية؟

نعم، دفترة مصمم بشكل أساسي لخدمة السوق العربي، ويدعم اللغة العربية في واجهة النظام، كما يوفر إعدادات مرتبطة بالعملات والضرائب وفق الدول والأنشطة المدعومة.

وتوضح الشركة أن النظام قابل للتخصيص ويدعم الأنظمة والعملات وإعدادات الضرائب الخاصة بعدد من الدول العربية والأجنبية.

أمان البيانات في دفترة

نظرًا لأن برامج المحاسبة وإدارة الأعمال تتعامل مع بيانات حساسة مثل الفواتير والعملاء والمبيعات والحسابات، فإن الأمان يمثل عاملًا مهمًا عند اختيار أي نظام سحابي.

تذكر دفترة أنها تستخدم تشفير SSL بمستوى 256-bit، ونسخًا احتياطية دورية، وصلاحيات وصول، وبنية خوادم سحابية مؤمنة، كما تشير إلى الالتزام بمعايير GDPR الأوروبية لحماية الخصوصية والبيانات.

مميزات دفترة باختصار

• واجهة عربية مناسبة للمستخدم العربي.
• إدارة المبيعات والفواتير.
• دعم الفواتير الإلكترونية.
• نظام نقاط بيع POS.
• إدارة المخزون والمستودعات.
• إدارة المشتريات والموردين.
• إدارة العملاء.
• أدوات محاسبية ومالية.
• إدارة الموارد البشرية والمرتبات.
• تقارير متعددة لمتابعة أداء النشاط.
• دعم العديد من مجالات الأعمال.
• إمكانية الوصول إلى النظام عبر الإنترنت.
• وجود تجربة مجانية قبل الاشتراك.

عيوب أو أمور يجب الانتباه إليها قبل استخدام دفترة

رغم تعدد المزايا، لا يوجد برنامج واحد يناسب جميع الشركات بنفس الطريقة. لذلك هناك بعض الأمور التي يجب التفكير فيها قبل الاشتراك.

• قد تحتاج الشركات الكبيرة إلى خطة أعلى للحصول على جميع الخصائص المطلوبة.
• الاعتماد على النظام السحابي يعني أن الوصول إلى البيانات مرتبط بتوفر الإنترنت.
• قد يحتاج المستخدم الجديد إلى بعض الوقت للتعرف على عدد كبير من الأدوات والخيارات.
• بعض الوظائف تختلف حسب الخطة والاشتراك.
• ينبغي التأكد من توافق إعدادات الضرائب والفوترة مع المتطلبات القانونية في بلدك.

دفترة أم Excel: أيهما أفضل؟

يمكن استخدام Excel في تسجيل المبيعات والمصروفات والمخزون، خصوصًا في المشاريع الصغيرة جدًا، لكنه يصبح أكثر صعوبة كلما زادت كمية البيانات وعدد الموظفين والعمليات.

أما دفترة فهو مصمم خصيصًا لإدارة الأعمال، وبالتالي يجمع الفواتير والمبيعات والمخزون والمحاسبة والعملاء والتقارير في نظام واحد.

إذا كان نشاطك التجاري ينمو ويحتوي على عدد كبير من المنتجات أو العملاء أو العمليات، فإن استخدام نظام متخصص مثل دفترة قد يكون أكثر تنظيمًا من الاعتماد على جداول البيانات وحدها.

هل أنصح باستخدام دفترة؟

إذا كنت صاحب مشروع أو متجر أو شركة وتبحث عن منصة عربية تجمع عددًا كبيرًا من أدوات إدارة الأعمال في مكان واحد، فإن دفترة يستحق التجربة والمقارنة مع البدائل المتاحة في السوق.

وتزداد فائدته عندما تحتاج إلى الربط بين المبيعات والمخزون والفواتير والمحاسبة والعملاء بدلًا من إدارة كل قسم باستخدام برنامج منفصل.

لكن قبل الاشتراك في خطة مدفوعة، من الأفضل تجربة النظام أولًا والتأكد من أن الأدوات التي تحتاج إليها متوفرة ضمن الخطة المناسبة لنشاطك.

الأسئلة الشائعة حول دفترة

ما هو دفترة؟

دفترة هو نظام سحابي متكامل لإدارة الأعمال والمحاسبة والمبيعات والفواتير والمخزون والعملاء والمشتريات والموارد البشرية وغيرها من العمليات.

هل دفترة مجاني؟

يوفر دفترة إمكانية بدء الاستخدام مجانًا، كما توجد تجربة مجانية لمدة 14 يومًا للخطط المدفوعة وفق الأسعار الحالية المعروضة على الموقع الرسمي.

هل دفترة مناسب للمحلات التجارية؟

نعم، يوفر أدوات للمبيعات ونقاط البيع وإدارة المنتجات والمخزون والباركود والفواتير، مما يجعله مناسبًا للعديد من أنواع المتاجر.

هل دفترة برنامج محاسبة فقط؟

لا. دفترة يتجاوز المحاسبة ليشمل المبيعات والمخزون والعملاء والمشتريات ونقاط البيع والموارد البشرية والتشغيل والتقارير وغيرها من الأدوات.

هل يدعم دفترة نقاط البيع POS؟

نعم، يوفر دفترة نظام نقاط بيع يمكن استخدامه في المتاجر، مع دعم الباركود والتكامل مع المخزون والمحاسبة وفق الخصائص والخطة المستخدمة.

هل يمكن استخدام دفترة من الهاتف؟

يدعم نظام دفترة استخدام التطبيقات والأدوات المرتبطة بالهواتف، كما أن النظام السحابي يمكن الوصول إليه من أجهزة مختلفة حسب الخدمة المستخدمة.

هل دفترة مناسب للشركات الصغيرة والمتوسطة؟

نعم، يستهدف دفترة رواد الأعمال والشركات الناشئة والمتوسطة، كما يوفر حلولًا قابلة للتوسع حسب احتياجات النشاط.

كم سعر اشتراك دفترة؟

تبدأ الأسعار الحالية المعروضة على الموقع الرسمي من 20 دولارًا شهريًا للخطة الأساسية، مع وجود خطط أعلى ومزايا إضافية، وقد تختلف الأسعار مستقبلًا.

هل يدعم دفترة اللغة العربية؟

نعم، دفترة منصة موجهة بشكل كبير للسوق العربي وتوفر واجهة وأدوات باللغة العربية.

الخلاصة

يمكن اعتبار دفترة Daftra حلًا متكاملًا لأصحاب الشركات والمتاجر والمشروعات الذين يريدون تنظيم عملياتهم في منصة واحدة بدلًا من الاعتماد على مجموعة من البرامج المنفصلة.

ومن خلال أدوات المحاسبة والفواتير والمبيعات ونقاط البيع والمخزون والمشتريات والعملاء والموارد البشرية والتقارير، يمكن للنظام تغطية جزء كبير من الاحتياجات اليومية للعديد من الأنشطة التجارية والخدمية.

إذا كنت تفكر في استخدام دفترة، فمن الأفضل أن تبدأ بالتجربة المجانية، ثم تحدد الأدوات التي تحتاج إليها وتقارنها مع تفاصيل كل خطة قبل اختيار الاشتراك المناسب.

تنبيه: هذا المقال تعريفي ولا يمثل إعلانًا أو ضمانًا لنتائج استخدام الخدمة. الأسعار والميزات المذكورة قد تتغير، لذلك يُنصح بالرجوع إلى الموقع الرسمي لدفترة قبل التسجيل أو الاشتراك.